Elektronisk fakturering

Til kommunens leverandører

 

Den 1. februar 2005 trådte reglerne om elektronisk afregning med offentlige myndigheder som bekendt i kraft. Det betød, at alle fakturaer fra leverandører til offentlige myndigheder skulle fremsendes elektronisk.

 

Frederiksberg Kommune har i en overgangsperiode som en service valgt alligevel at betale fakturaer, der var fremsendt på papir, men samtidig kontaktet afsenderen for at gøre opmærksom på reglerne om elektronisk fakturering.

 

Denne overgangsperiode er nu slut og fremover vil fakturaer modtaget på papir ikke blive betalt, men i stedet blive returneret til afsenderen.

 

For at Frederiksberg Kommune skal kunne modtage fakturaen, skal den som minimum være påført kommunens EAN-lokationsnummer ("elektronisk adresse").

 

Frederiksberg Kommune har tildelt særskilte EAN-lokationsnumre til de enkelte institutioner og afdelinger. Du kan se alle EAN-numrene ved at brug linket her:  

EAN-lokationsnumre i Frederiksberg Kommune

 

For at kunne læse listen med EAN-numrene skal du anvende programmet Acrobat Reader, der er gratis at anvende. Du kan downloade Acrobat Reader ved at klikke her http://www.adobe.dk/products/acrobat/readstep2.html

 

Udover EAN-lokationsnummer skal fakturaen indeholde en evt. kontostreng, hvis den er blevet oplyst. Ved bestillinger/ordrer vil den enkelte institution/afdeling opgive sit EAN-lokationsnummer sammen med ordrenummer og personreference på ordretidspunktet.

 

Leverandører kan fortsat sende papirfakturaer, men de skal så sendes til et Læs-Ind-bureau, der ved scanning omdanner fakturaen til elektronisk format. Leverandører, der ønsker at anvende Læs-Ind, skal selv indgå aftale med et bureau. Der findes p.t. to Læs-Ind-bureauer:

 

 

 

Informationsfolder omkring faktura og Læs-Ind-Bureau 

Omkring 45 000 virksomheder, der i dag anvender et Læs Ind bureau, har fået en informationsfolder med posten fra Økonomistyrelsen. Folderen bygger på de erfaringer, der er høstet i løbet af ordningens første halve år. Her kan virksomhederne læse om, hvilke oplysninger Læs Ind-Bureauerne henter fra regningen og omsætter til e-format, og hvordan man skriver en regning, så den indeholder alle relevante oplysninger.

 

Folderen indeholder desuden en fakturaskabelon, som viser, hvordan en faktura kan sættes op. Fakturaskabelonen kan også hentes på nettet, lige til at skrive i.

Bestilling af folderen - Bruger du Læs Ind-service ?

• Elektronisk: Folderen kan hentes i PDF-format på http://www.oes.dk/sw205.asp
• På tryk: Folderen kan bestilles gratis gennem Økonomistyrelsens support.
  Send en mail til oesrs@oes.dk med oplysninger om navn på modtager, leveringsadresse og det ønskede antal foldere. Skriv "Læs Ind-folder" i emnefeltet.
• Fakturaskabelon: her.

 

Generel orientering om elektronisk fakturering i Frederiksberg Kommune, kan du få hos enten Økonomiafdelingen, Kaare Myltoft, telefon 3821 2305 / kamy01@frederiksberg.dk eller Udbud og Indkøb, Nedim Mehdic, telefon 3821 2051 / 

neme01@frederiksberg.dk