Til top
4.1. Generelle principper - bedste kvalitet til laveste pris
Det overordnede formål med at foretage indkøb via udbud er at sikre kommunen den bedste kvalitet til de laveste priser.
Der er flere måder at opnå lavere priser på varer og tjenesteydelser: 1) at foretage større og bredere udbud for derved at opnå fordelagtige rabatter på de indkøb, der løbende foretages af de lokale indkøbere, 2) at standardisere varesortimentet, 3) at optimere indkøbs- og leveringsprocessen.
I Frederiksberg Kommune arbejdes der på alle tre dimensioner i forbindelse med gennemførelse af udbud og opfølgning på indkøbsaftaler. Fra og med Budget 2011 sættes der yderligere fokus på systematisk arbejde med standardisering af varesortimenter samt optimering af såvel bestillingsprocessen som distribution og logistik i forbindelse med indkøb.
Kvaliteten sikres i den tidlige fase gennem inddragelse af brugere og fagpersoner i udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Desuden følges der op efter indgåelse af kontrakt i form af kvalitetsmålinger og kontraktopfølgning med både brugere og leverandører.
I Handlingsplan 2011-14 for Udbud & Indkøb, der indgår som en del af Budget 2011, betones vigtigheden af, at indkøbsaftalerne anvendes konsekvent. Derfor vil Udbud & Indkøb styrke opfølgningen på brugen af de indgående indkøbsaftaler gennem øget kommunikation med såvel brugere som leverandører.
4.2. Indkøb via EU-udbud
Indkøb skal foretages efter bestemmelserne i EU’s Udbudsdirektiv, når den forventede udgift over en aftaleperiode på 3-4 år samlet set overstiger den såkaldte tærskelværdi.
Tærskelværdien er den maksimale beløbsgrænse, som en kontrakts samlede anslåede værdi ekskl. moms må have, før købet bliver udbudspligtigt i henhold til Udbudsdirektivet.
Tærskelværdien reguleres hvert andet år. Den gældende tærskelværdi (2010) udgør 1.438.448 kr. ekskl. moms.
Indkøbsaftaler indgås typisk som rammeaftaler for en given periode (som regel 4 år). Den konkrete aftales løbetid afhænger af varetype samt af de økonomiske og servicemæssige betingelser i øvrigt.
EU-udbud af varekøb gennemføres af Udbud & Indkøb i samarbejde med relevante fagområder.
4.3. Annoncering
De indkøb, der ikke kræver EU-udbud, skal i stedet annonceres, når værdien overstiger 500.000 kr. set over 3-4 år. Hvor og hvordan annonceringen skal foregå afhænger af opgavens art, men som minimum skal indkøbet annonceres på Kommunens hjemmeside.
Annonceringssager gennemføres af Udbud & Indkøb i samarbejde med de relevante områder og lokale indkøbere.
Annonceringssagerne kan både omfatte enkeltstående vareanskaffelser som fx motorkøretøjer og successive indkøb af tjenesteydelser, som fx ydelser i forbindelse med stillingsannoncering.
Både ved EU-udbud og ved annonceringssager er det muligt at indarbejde sociale klausuler. Sociale klausuler forpligter leverandøren til at samarbejde med kommunen om fx tilvejebringelse af lærlinge- og praktikpladser, integrationsfremmende tiltag på arbejdsmarkedet o.l.
4.4. Øvrige indkøb
Indkøb af varer og tjenesteydelser, hvis værdi samlet set ligger under 500.000 kr. set over 3-4 år, kan foretages af den enkelte institution/afdeling. Der bør dog fortsat gennemføres konkurrenceudsættelse, omend det kan ske mere uformelt. Dette kan bl.a. gøres ved, at afdelingen indhenter tilbud på en given opgaveløsning fra 3-4 forskellige leverandører.
I sådanne sager yder Udbuds- og Indkøbsafdelingen konsulentbistand for den pågældende institution/afdeling efter behov.
Retur til forsiden
Til næste kapitel
