5. Indkøb via udbud

En SKAL-aftale er en indkøbsaftale, som er obligatorisk at anvende for alle kommunens decentrale enheder. Det betyder, at alle de lokale indkøbere i disse enheder skal benytte aftalen ved indkøb af varer fra den varegruppe, som aftalen omfatter.

En stor del af kommunens indkøbsaftaler er SKAL-aftaler, fordi denne type aftaler giver kommunen de største fordele samlet set. Samtlige aftaler som tilvejebringes gennem konkurrenceudsættelse er obligatoriske for kommunens afdelinger og institutioner.

Følgende fordele ved SKAL-aftaler kan fremhæves:

• De giver de bedste priser, fordi leverandøren kan regne med en relativ stabil omsætning
• Standardiserede kvalitetsniveauer, herunder sikring af miljøhensyn i bred forstand
• Standardiserede indkøbsprocedurer, der letter arbejdet for de lokale indkøbere

Kommunen arbejder hele tiden på at øge antallet af obligatoriske SKAL–aftaler for derigennem at optimere den økonomiske gevinstforbundet med kommunens indkøb samt sikre opfyldelse af kommunens målsætninger for kvalitet, miljøhensyn m.v.

En KAN-aftale er en indkøbsaftale, som alle afdelinger og institutioner i kommunen – uanset ejerforhold – frit kan vælge at benytte. Det indebærer, at de lokale indkøbere kan men ikke er forpligtet til at benytte aftalen.

KAN-aftaler kendetegnes ved at være indgået direkte med leverandøren uden forudgående konkurrenceudsættelse. Aftalerne er resultatet af, at kommunen har forhandlet sig frem til en given rabatsats, der kan komme alle brugere af aftalen til gode.

KAN-aftaler er typisk indkøbsaftaler, hvor der ikke regnes med stor omsætning, og hvor det ikke kan udelukkes, at andre leverandører kan levere til samme pris.

I aftaler realiseret på baggrund af udbud stiller kommunen krav om, at leverandøren mindst én gang årligt leverer statistik, der illustrerer kommunens indkøbsmønster. Statistikken anvendes af Udbud & Indkøb i deres opfølgning på aftalerne.

Ved udvalgte aftaler gennemføres i kontraktperioden en række opfølgningsmøder med deltagelse fra leverandøren, brugerne, Udbud & Indkøb og repræsentanter fra det relevante område i forvaltningen.

Med udgangspunkt i opfølgningen vurderer Udbud & Indkøb, hvorvidt der skal gennemføres tilpasninger i den enkelte aftale. I så fald orienteres brugerne ad de sædvanlige kommunikationsveje.

Opfølgninger har til formål at sikre, at aftalen anvendes og bedst muligt stemmer overens med udviklingen i brugernes behov. Samtidig anvendes opfølgningsresultaterne aktivt til at skærpe udbudsmaterialet i forbindelse med genudbud.

I forhold til miljøspørgsmål lægges særlig vægt på dokumentation af miljørigtige indkøb på en række områder heriblandt papir, transport og fødevarer.

Disse områder er underlagt særligt fokus fra EU, og det forventes, at der vil blive indført krav om, at minimum 50 % af indkøbene inden for disse vareområder skal være miljørigtige.