Sagsbehandlingstid og gebyr

Sagsbehandlingstiden for en byggesag er cirka 7 uger, fra vi har modtaget al nødvendigt materiale.

Hvis byggesagen ikke er kompleks, kan sagsbehandlingstiden være helt ned til 2 uger. Omvendt, hvis det er nødvendigt at indhente tilladelse fra andre myndigheder eller anden lovgivning, kan sagsbehandlingstiden være længere end 7 uger.

Når du søger om byggetilladelse, skal du betale et byggesagsgebyr svarende til det antal timer, som byggesagsbehandleren bruger på din byggesag - timeprisen er 835 kroner per time. Det er derfor vigtigt, at din ansøgning er korrekt og vedhæftet relevante tegninger og bilag.

Timeprisen har midlertidigt været sat ned til 397 kroner per time for byggesager modtaget i perioden 1. januar 2018 til 30. juni 2022. Kommunalbestyrelsen har den 24. april 2022 besluttet, at vi igen skal opkræve fuld timepris for byggesager modtaget fra 1. juli 2022, altså 835 kroner per time.

Du skal også betale byggesagsgebyr, hvis du får afslag på din ansøgning, eller hvis du trækker din ansøgning tilbage.

Vi opkræver byggesagsgebyret hos den tinglyste ejer af ejendommen.

Vi opkræver ikke byggesagsgebyr for sagsbehandling efter planloven. Hvis du søger om en planmæssig tilladelse til byggearbejder, der ikke kræver byggetilladelse, skal du altså ikke betale byggesagsgebyr.

Udregning af byggesagsgebyret er vedtaget af Folketinget ved lov nummer 640. Gebyrets størrelse er fastsat af kommunalbestyrelsen.

Frederiksberg Kommunes interne instruks for gebyropkrævning i forbindelse med byggesagsbehandling (revideret december 2021)

1. Indledning

Ved lov nummer 640 af 12. juni 2013 har Folketinget besluttet, at kommunerne per 1. januar 2015 skal opkræve byggesagsgebyrer efter den faktiske anvendte tid. Baggrunden for lovændringen i 2013 var et ønske om at ”fremme en mere gennemskuelig og ensartet gebyropkrævning” kommunerne imellem.

Bestemmelsen blev senest ændret ved lov nummer 386 af 27. april 2016, hvor det blev muligt at opkræve et mindre, fast gebyr for byggesagsbehandlingen for alle typer af byggesager.

Frederiksberg Kommune har besluttet at opkræve byggesagsgebyr efter tidsforbrug, og der opkræves således ikke et mindre fast gebyr.

Formålet med denne interne instruks er at beskrive, hvordan Frederiksberg Kommunes gebyrordning håndteres, herunder at redegøre for:

• regelgrundlaget for opkrævning af byggesagsgebyr (punkt 2)
• retningslinjer for tidsregistrering af sagsbehandlingstid, herunder hvilke sagsbehandlingsskridt der kan og ikke kan opkræves gebyr for (punkt 3)
• hvornår og hvem, der faktureres (punkt 4)
• hvordan direkte og indirekte udgifter dækkes af byggesagsgebyrerne, herunder dokumentation (punkt 5)

Det er et krav, at direkte og indirekte omkostninger knyttet til selve byggesagsbehandlingen kan dokumenteres, og at gebyrindtægterne ikke overstiger de samlede omkostninger.

Der er kun hjemmel til at opkræve gebyr for sagsbehandling, der sker med hjemme i byggeloven, og således må sagsbehandlingstid forbrugt på sagsbehandling efter anden lovgivning ikke indregnes i gebyropgørelsen. Dette er særligt relevant for behandling af tilladelser i henhold til planloven, herunder lokalplaner og deklarationer/servitutter, som også behandles sideløbende med byggesagerne. Generel vejledning af borgere, forespørgsler og registreringer kan der heller ikke opkræves gebyr for.

Der betales også byggesagsgebyr for behandling efter byggeloven i sager som ender med et afslag, eller hvis ansøgningen trækkes tilbage.

Gebyrets størrelse er fastsat af kommunalbestyrelsen.

2. Regelgrundlaget

Retsgrundlaget både for gebyrer generelt og for byggesagsgebyr findes i:

• Grundlovens § 43
• Byggelovens § 28
• Lov nummer 640 af 12. juni 2013 (ændring af byggelovens § 28)
• Lov nummer 386 af 27. april 2016 (ændring af byggelovens § 28)
• Bygningsreglement 2018 (BR18), § 39
• Vejledning til BR18 om gebyr for kommunernes sagsbehandling på byggeområdet ('gebyrvejledningen')

Ifølge byggelovens § 28, styk 1, kan der opkræves gebyr for ”behandling af tilladelser i henhold til denne lov”. Dette omfatter den behandling af tilladelsen, som kommunen er forpligtet til i henhold til byggeloven og regler udstedt med hjemmel i byggeloven, herunder bygningsreglementet. Kommunens forpligtelser i henhold til disse bestemmelser er således en del af byggesagsbehandlingen.

Der kan endvidere kræves gebyr for at undersøge, om et byggeri er i strid med anden lovgivning, jævnfør BR18, § 35, styk 2.

Hvis der er behov for en tilladelse efter anden lovgivning, så ligger selve den materielle sagsbehandling af en sådan tilladelse uden for byggelovens område og dermed byggelovens gebyrhjemmel.

Det skyldes, at en gebyrbestemmelse alene omfatter sagsbehandlingsskridt efter den lov, hvor bestemmelsen findes, og understøttes i øvrigt af gebyrvejledningens punkt 14, der eksplicit nævner en landzonetilladelse som et eksempel på en tilladelse, der ikke kan kræves gebyr for.

Omfattet af gebyrbestemmelsen er dermed blandt andet, når kommunen vurderer omfanget af byggeretten og eventuelt foretager en helhedsvurdering, jævnfør BR18, § 166-195. Det omfatter desuden, når kommunen undersøger, om anden lovgivning er overholdt, jævnfør BR18, § 35, styk 2, og når kommunen stiller krav i byggetilladelsen, der følger af en sådan anden lovgivning, jævnfør BR18, § 35, styk 3.

Omfattet er også formuleringen af krav i selve byggetilladelsen, der bygger på anden lovgivning. Der kan kræves gebyr for gennemgang af det gældende plangrundlag for den pågældende ejendom, ligesom der kan kræves gebyr for den tid, der bruges på at høre andre afdelinger i kommunen om, hvorvidt byggeriet strider mod den øvrige lovgivning, som kommunen også skal undersøge.

Ofte vil der være et behov for at indgå i en dialog med ansøger om at tilpasse projekterne, så det kan gennemføres inden for de planmæssige rammer. Som følge af den detaljerede planlægning på Frederiksberg, vil dialogen ofte sigte på, at projektet enten ikke kræver en dispensation fra lokalplansbestemmelserne eller ligger inden for den praksis, der er for ansøgningstypen.

Denne projekttilpasning i forbindelse med byggesagsbehandlingen kan der som udgangspunkt opkræves gebyr for, eftersom den gennemføres som konsekvens af, at det med hjemmel i byggeloven er undersøgt, at projektet ikke kan gennemføres inden for de gældende planmæssige rammer. Der kan bland andet henvises til, at projekttilpasningen – i de situationer hvor tilpasningen bringer projektet i fuld overensstemmelse med plangrundlaget – ikke udløser sagsbehandlingsskridt efter planloven. Denne dialog er derfor omfattet af gebyrbestemmelsen.

Det kan ikke kræves gebyr for egentligt sagsbehandlingsskridt efter planloven, for eksempel arbejdet med at udarbejde en dispensation fra en lokalplan.

3. Opgørelse af sagsbehandlingstiden og tidsregistrering

I hver byggesag skal sagsbehandlerne registrere eget tidsforbrug på sagen i sagsstyringssystemet SBSYS. For hver post skal det noteres hvor lang tid, der er brugt, og hvad tiden er brugt til. Tiden noteres i den kategori i SBSYS, der passer bedst med det, som tiden er brugt til. Eventuel sagsbehandling i henhold til anden lovgivning registreres også, men vil af systemet blive registreret med 0 kroner.

Tiden skal registreres umiddelbart efter en handling i sagen, og der skal alene registreres den faktiske medgåede tid, som der er brugt på sagsbehandlingen. Der må for eksempel ikke registreres per påbegyndt halve time eller lignende.

For sagsbehandling i fase 1, byggesagsbehandling frem til udstedelse af byggetilladelse, registreres tiden i en af ti nedenstående kategorier. I tekstfeltet noteres hvilken lovgivning (byggelov, planlov med videre), sagsbehandlingsskriftet hører under. Kategorierne er:

• besigtigelse
• forhåndsdialog
• modtagelse og journalisering af materiale
• møde med ansøger
• planlov
• partshøring
• politisk indstilling
• sagsbehandling
• sagsoprettelse, journalisering og visitering
• afgørelse

For sagsbehandling i fase 2, sagsbehandling efter afgørelse frem til ibrugtagningstilladelsen, registreres tiden i en af ni nedenstående kategorier. I tekstfeltet noteres hvilken lovgivning (byggelov, planlov med videre), sagsbehandlingsskridtet hører under:

• besigtigelse efter afgørelse
• ibrugtagningstilladelse
• midlertidig ibrugtagningstilladelse
• modtagelse og journalisering af færdigmelding
• modtagelse og journalisering af påbegyndelse
• modtagelse og journalisering af supplerende materiale
• møde med ansøger efter afgørelse
• sagsbehandling efter afgørelse
• planlov

Nedenfor følger en række eksempler på ofte forekommende sagsbehandlingsskridt i en byggesag, herunder om der kan opkræves gebyr herfor.

3.1 Eksempler på sagsbehandlingsskridt, der faktureres

• Sagsmodtagelse og sagsoprettelse.
• Journalisering af materiale.
• Visitering – første gennemsyn af en indkommen sag med gennemgang af sagens kompleksitet og stillingtagen til om ansøger umiddelbart har krav på en byggetilladelse.
• Konkret vurdering af konkret projekt inden modtagelse af formel byggeansøgning.
• Mangelbrev, også vedrørende dokumentation for, at anden lovgivning er overholdt.
• Undersøgelse af anden lovgivning, jævnfør BR18, § 35, styk 2, herunder undersøgelse og vurdering af, om et projekt er i overensstemmelse med plangrundlaget, eller om der er behov for sagsbehandling efter planloven i forbindelse med at kunne give dispensation.
• Dialog om projekttilpasninger som konsekvens af, at projektet ikke kan gennemføres inden for de gældende rammer efter anden lovgivning, i praksis oftest planlovgivningen.
• Partshøringer, jævnfør forvaltningslovens § 19.
• Nabohøringer ved dispensationer fra 'naboregler' i byggeloven, jævnfør byggelovens § 22, styk 2.
• Behandling af indsigelser fra parts- og nabohøringer (efter byggelovens § 22, styk 2).
• Udvalgsforelæggelser af rene byggelovsspørgsmål, for eksempel om indblik og indbetaling til p-fond for bilparkeringspladser, hvor der ikke er lokalplan der regulerer forholdet.
• Gennemgang af materiale fra certificerede rådgivere.
• Fremsendelse af materiale til Hovedstadens Beredskab og vej- og miljømyndighed.
• Dialogmøder om byggelovsforhold – indblik, skygge, evt. bebyggelsesprocent og afstand til skel (medmindre det fremgår af en lokalplan).
• Meddelelse til ansøger om resultat af undersøgelser af anden lovgivning, jævnfør BR18, § 35, styk 2.
• Helhedsvurdering (kun den del, der ikke er reguleret af en lokalplan).
• Byggetilladelse, herunder formulering af krav i medfør af lokalplaner og anden lovgivning i øvrigt.
• Underretning af parter og naboer om afgørelsen om byggetilladelse.
• Behandling af klager og retssager om byggelovsforhold, hvis byggesagen ikke er afsluttet.
• Modtagelse og journalisering af påbegyndelse- og færdigmelding.
• Besigtigelser som færdigsyn i forbindelse med færdigmelding (transporttid medregnes ikke).

3.2 Eksempler på sagsbehandlingsskridt efter planloven – der ikke kan faktureres

• Sagsbehandling efter planloven (med henblik på tilladelse eller afslag), herunder udvalgs-forelæggelser.
• Dispensation efter planlovens § 19.
• Afslag eller forbud efter planlovens § 14 og deklarationer efter planlovens § 43.
• Naboorienteringer i henhold til planlovens § 20.
• Behandling af indsigelser i forbindelse med naboorienteringer.
• Dialogmøder om behov for ændringer grundet lokalplaner eller deklarationer.
• Sagsbehandling efter facade- og altanmanualen og arkitekturpolitikken, det vil sige overvejelser om at nedlægge forbud i henhold til planlovens § 14.
• Besigtigelser i forbindelse med lokalplansbestemmelser, for eksempel farve eller materialeprøver.

3.3 Eksempler på øvrige sagsbehandlingsskridt – kan heller ikke faktureres

• Forhåndsdialog (en halv time, der politisk er besluttet, at dette ikke faktureres)
• Vejledning i henhold til forvaltningslovens § 7 (stopper ved 'konkret byggesagsbehandling', det vil sige konkrete vurderinger af et konkret projekt)
• Nærmere undersøgelse, juridisk afklaring, fortolkning af anden lovgivning, der går ud over pligten til at undersøge
• Sagsbehandling efter afslutning af byggesagen/ibrugtagningstilladelse (medmindre sagen kan genoptages)

I en række sager kan der være vanskelighed ved at adskille sagsbehandlingsskridtene efter bygge- og planloven, for eksempel ved tilsyn eller besigtigelse på en ejendom efter både bygge- og planloven. I disse tilfælde laves der en konkret vurdering af, hvordan den pågældende tid er forbrugt på henholdsvis den ene og den anden lovgivning. Ved tvivl vurderes dette konservativt, det vil sige tiden vurderes som ikke fakturerbar, og sagsbehandler bør desuden sparre med en teamkoordinator eller en leder.

4. Fakturering af byggesagsgebyr

Byggesagsgebyret bliver opkræves i to rater:

1. Første rate opkræves i forbindelse med udstedelse af byggetilladelsen, eller hvis ansøgningen trækkes tilbage.
2. Anden rate opkræves i forbindelse med afslutning af byggesagen med udstedelse af ibrugtagningstilladelsen.

Byggesagsgebyret opkræves hos bygherre eller bygningsejer.

5. Opgørelse over indtægter, udgifter, timetakst, dokumentation med videre

Ifølge gebyrvejledningen skal kommunen kunne dokumentere, at gebyrindtægterne ikke overstiger de samlede udgifter. Kommunens interne instruks skal desuden angive hvilke udgifter, direkte og indirekte, som kommunen vil dække gennem opkrævningen af gebyrerne, herunder hvilke faste fordelingsnøgler kommunen anvender til fastsættelsen af de indirekte omkostninger.

Opkrævningen af byggesagsgebyrer bruges til at dække Frederiksberg Kommunes direkte og indirekte udgifter til byggesagsbehandlingen.

De samlede omkostninger forbundet med byggesagsbehandlingen omfatter de rene omkostninger for Byggeri og Arkitektur eksklusiv husleje, støtte fra stab og andre enheder, og indeholder udgifter til løn, kompetenceudvikling, kontorartikler, IT-understøttelse som for eksempel licenser, GIS-kort, udgifter til PC, print med videre.

De direkte udgifter til sagsbehandlingen består af:

• Løn, herunder løn til nærmeste leder samt pension og andre arbejdsgiverudgifter. Opgjort for byggesagsbehandlere og nærmeste leder.
• Personaleudgifter som forsikring, barselspuljer med videre.

De indirekte udgifter til sagsbehandlingen består af:

• Øvrige personale udgifter, herunder telefoner, IT, kurser, rejser, bil, skærmbriller med videre, som er bogført for Byggeri og Arkitektur under By-, Byggeri- og Ejendomme.

Dertil kan der også medtages indirekte udgifter til øvrig ledelse, jurister, forkontor, anden stabsfunktion, generelle IT-systemer, husleje, økonomiafdeling, personaleafdeling, betjening af politikere med videre, som skal beregnes som en forholdsmæssig andel af udgifterne til dette i forhold til antal byggesagsbehandlere ud af samlet antal medarbejder eller samlet antal administrative medarbejdere. Disse indirekte udgifter er ikke medtaget per 1.1.2022.

I perioden 2015 til 2020 har faktureringsgraden udgjort cirka 30% af udgiften til byggesagsbehandlingen.

Frederiksberg Kommunes økonomiafdeling opgør henholdsvis gebyrindtægterne ved byggesagsbehandlingen samt udgifterne til byggesagsbehandlingen, så det dokumenteres at indtægterne ikke overstiger omkostningerne.

Timetaksten for byggesagsbehandlingen er udregnet med udgangspunkt i de medarbejdere, der ventes ansat til byggesagsbehandlingen, det antal timer de er ansat og tager udgangspunkt i tidsregistrering foretaget 2014 over tid, der bruges på sagsbehandling.

6. Ikrafttræden

Denne instruks træder i kraft per 31. december 2021.

Pernille Birk Morgen
Enhedschef Byggeri og Arkitektur

Hvordan er Frederiksberg Kommune blevet opmærksom på at der var uoverensstemmelse i gebyropkrævningen?

Frederiksberg Kommune modtog en konkret henvendelse i efteråret 2021, og iværksatte på baggrund af denne henvendelse en undersøgelse af praksis for registreringen af sagsskridt i byggesagsbehandlingen.

Hvorfor har man ikke opdaget dette tidligere?

I forbindelse med sagsbehandlingen har man fokuseret på at der efter byggelovgivningen kan opkræves byggesagsgebyr for de sagsbehandlingsskridt, som har en naturlig tilknytning til byggesagsbehandlingen. I en kommune som Frederiksberg, hvor en meget stor del er underlagt enten lokalplan, byplanvedtægt eller deklarationer, vil det ofte være nødvendigt at behandle ansøgninger om udvendige ændringer af ejendomme eller ændringer af anvendelser både efter byggeloven og planloven, hvorfor sagsbehandling efter planloven i mange sager har været anset som værende havende en naturlig tilknytning til byggesagerne.

Har Frederiksberg Kommune tjent for mange penge på byggesagsgebyret?

I forbindelse med sagsbehandlingen har der generelt været et stort fokus på at faktureringsgraden skulle være fair, og at der i sager med for eksempel mange indsigelser fra naboer, høj kompleksitet eller mange politiske forelæggelser opkræves et retfærdigt byggesagsgebyr i forhold til hvad tilsvarende projekter i kommunen vil koste at behandle. Tilsvarende har der været et fokus på, at det ikke skulle komme ansøgere til last, hvis de fik for eksempel en ny sagsbehandler kontra en garvet sagsbehandler. Der er således i mange byggesager af høj kompleksitet registreret langt færre timer, end der de facto er brugt på sagsbehandling. Dette er muligvis også baggrunden for, at der siden indførelsen af det timebaserede byggesagsgebyr i 2015 kun har været cirka 15 klager angående gebyrstørrelserne.

Der har således i den hidtidige praksis ikke været sondret skarpt nok mellem, hvornår der blev sagsbehandlet efter byggeloven og efter planloven. Til gengæld har forvaltningen ud fra en rimelighedsbetragtning haft en praksis med ikke at fakturere hele den medgåede sagsbehandlingstid. Man har således lavet konkrete vurderinger af, om tidsforbruget var rimeligt, og reduceret den fakturerede tid, hvis man fandt det nødvendigt. Samlet set har faktureringsgraden efter den hidtidige praksis ligget på cirka 30 %. Det ligger indenfor det, man kunne forvente, også hvis man havde administreret korrekt. Der er derfor ikke noget der tyder på, at Frederiksberg Kommune samlet set har haft for høje gebyrindtægter. Det hører dog med til billedet, at gebyrtaksten er blevet halveret i løbet af den undersøgte periode.

Hvor mange penge drejer det sig om?

I den omtale periode er der faktureret cirka 20 millioner kroner i byggesagsgebyr fordelt over cirka 4000 sager. En stikprøve af en række byggesager tyder på, at der i alt kan være tale om et beløb i størrelsesordenen 1,25 til 3 millioner kroner.

Den samlede faktureringsgrad for byggesager i perioden fra 2015 til 2021 har været på cirka 30%.

Før indførelsen af de nye byggesagsgebyrer i 2015 blev der nedsat en arbejdsgruppe i KL regi. Arbejdsgruppen vurderede, at faktureringsgraden med gebyrreglerne ville variere mellem 20% og 60% afhængig af hvor meget tid kommunerne brugte på sagsbehandling efter henholdsvis byggelov og planlov. En meget planreguleret kommune som Frederiksberg ville forventeligt ligge i den lave ende. 

Med en samlet faktureringsgrad på 30 % i perioden efter indførelsen af de nye regler, er der således ikke noget der tyder på, der samlet set er opkrævet for meget i gebyr.

Hvordan ved man om man kunne have betalt for meget i byggesagsgebyr?

Det er kun muligt at se om hvorvidt der er betalt for meget i gebyr ved en konkret gennemgang af byggesagen og de tidsregistreringer der er foretaget i den enkelte sag.

Mindre byggesager omhandlende indvendige ombygninger som for eksempel en ændring af en bærende væg vil typisk ikke have indeholdt sagsbehandling efter anden lovgivning, hvorfor disse sandsynligvis ikke vil indeholde sagsbehandlingsskridt hvor der kan være faktureret efter anden lovgivning.

Det vil typisk være i byggesager hvor der er sket udvendige ændringer af en ejendom, som f.eks. opsætning af altaner, etablering af tilbygninger samt ved anvendelsesændringer, og sager forelagt for politikerne i By- og Miljøudvalget, at der kan være foretaget sagsbehandling efter anden lovgivning, og hvor der kan være faktureret et for højt eller forkert beløb.

Hvorfor har Frederiksberg Kommune ikke bare betalt pengene tilbage til alle bygningsejerne?

Normalt vil der være pligt til at genoptage de sager, hvor der er opkrævet for meget i gebyr, og betale det for meget opkrævede tilbage til ansøgerne. Der er dog tale om et meget stort antal sager, og det vil være overordentligt vanskeligt at identificere de beløb, der i givet fald skal tilbagebetales. Forvaltningen vurderer derfor, at kommunen ikke er forpligtet til at genoptage alle sager af egen drift, men at kommunen i stedet kan orientere de pågældende ansøgere eller annoncere på kommunens hjemmeside eller lignende med besked om, at borgerne efter begæring kan få deres sag genoptaget.

Spørgsmålet om genoptagelse af sagerne er ikke reguleret af lov eller bekendtgørelse, men bygger på en praksis der har udvikles sig over tid i forhold til forvaltningsretten.

Spørgsmålet skal derfor ses i relation til om hvorvidt:

1. Der er tale om en klar ulovlighed eller en undskyldelig retsvildfarelse?
2. Praksisændringen udgør en væsentlig ændring til gunst for borgeren?
3. Genoptagelse af egen drift vil volde større eller mindre administrative vanskeligheder?

Vurderingen af disse forhold fremgår af redegørelsen til Magistraten den 29. november 2021. Konklusionen er at bland andet ressourceforbruget overvejende taler imod en forpligtelse til at gennemgå og genoptage alle sagerne af egen drift, hvorfor kommunen i stedet genoptager sager efter konkrete henvendelser.

Kan man forvente billigere sagsbehandling fremover?

Det er Byggeri og Arkitekturs vurdering at den samlede gebyrindtægt i årene 2015 til 2021, som udgør en faktureringsgrad på 30% af udgifterne til byggesagsbehandlingen, er et forventeligt niveau, også fremadrettet. Fremadrettet vil man dog kunne forvente at sagsbehandlingsskridtene bliver faktureret præcist i henhold til hvilket lovområde der er tale om, hvilket kan betyde at der for nogen sagsgange og typer vil ske en reduktion i gebyrerne mens andre områder vil opleve en stigning.

Såfremt der sker en overordnet nedgang i indtægtsniveauet kan der blive behov for at tilpasse timetaksten, således at afspejler udgiftsniveauet til byggesagsbehandling.

Hvad skal man gøre hvis man tror man har betalt for højt et gebyr for en byggesag?

Såfremt du er i tvivl om hvorvidt du kunne have betalt et for højt byggesagsgebyr skal du fremsende en ansøgning om genoptagelse af afgørelse om byggesagsgebyr.

Som ejer, eller på vegne af en bygningsejer med CPR-nummer (CPR-nummeret på bygningsejer skal oplyses), skal der ansøges via digital post til borgerservice https://post.borger.dk/?logon=borger&function=inbox&mailboxid=14519

Som virksomhed, andelsforening eller ejerforening med CVR-nummeret, kan der ansøges via e-mail til bbe@frederiksberg.dk eller via digital post til borgerservice https://post.borger.dk/?logon=borger&function=inbox&mailboxid=14519.

Efter modtagelse af henvendelsen vil der ske en gennemgang af byggesagen, for at klarlægge om hvorvidt der kan være sket en fakturering af sagsbehandling efter anden lovgivning.

Ansøgning om genoptagelse skal indeholde oplysninger om fakturanummer., journalnummer på byggesagen, ejendomsadresse, CVR- eller CPR-nummer på bygningsejer samt fuldmagt fra bygningsejer der redegør for bemyndigelse til at få sagen behandlet, hvis ejer ikke selv ansøger.

Hvor lang frist er der for at få genoptaget afgørelsen om byggesagsgebyret?

Som udgangspunkt vurderes sagerne at være omfattet af en 10-årig forældelsesfrist, fordi ansøgerne ikke ud fra opkrævningen kunne se, hvad gebyret dækkede over. Dvs. ansøgerne var ikke bekendt med, at gebyrerne kunne dække sagsbehandling efter anden lovgivning, herunder planloven.

Ved genoptagelse af sager skal det i hvert tilfælde vurderes, om kravet er forældet. Det skyldes, at det som udgangspunkt er i strid med princippet om forbud mod begunstigelse af enkeltpersoner, hvis der sker tilbagebetaling af forældede krav.

Forældelsesfristen er som udgangspunkt 3 år, jf. forældelseslovens § 3, styk 1.

Det er dog i forældelseslovens § 3, styk 2, fastsat, at i de situationer, hvor fordringshaveren (den borger eller virksomhed, der har betalt gebyret) var ubekendt med de faktiske forhold, som kravet støttes på (faktisk vildfarelse), regnes forældelsesfristen først fra den dag, hvor fordringshaveren fik eller burde have fået kendskab hertil.

Der gælder i sådanne situationer en absolut forældelsesfrist på 10 år, jævnfør forældelseslovens § 3, styk 3, nummer 4.

Det er alene faktiske vildfarelser, der kan suspendere forældelsesfristen. En retlig vildfarelse, det vil sige en vildfarelse om den rette fortolkning af en retsregel, medfører ikke suspension. 

Frederiksberg Kommune har siden den 1. januar 2015 opkrævet byggesagsgebyr ved at fremsende en faktura til ansøger samt en udskrift af tidsregistreringen. Som beskrevet ovenfor fremgår det imidlertid ikke, at for eksempel 'sagsbehandling' også kan dække over behandling af sager i henhold til planloven.
Det vurderes, at der er tale om faktiske vildfarelser, og at forældelsesfristen som udgangspunkt er suspenderet. Kravene er således ikke forældede, medmindre det i en konkret sag kan vurderes, at en ansøger burde vide, at gebyret også dækkede over sagsbehandling efter planloven.

I en række sager hvor der er givet separat plandispensation fremgår det dog af den pågældende afgørelse, at gebyr for sagsbehandling i forbindelse med plandispensationen vil komme til at indgå i byggesagsgebyret, der opkræves ved udstedelse af byggetilladelse. I disse sager er der i stedet tale om en retlig vildfarelse, som således ikke suspenderer forældelsesfristen.

Gør kommunen forældelse gældende i disse sager, lægger kommunen til grund, at ansøgerne burde have kendt regelgrundlaget bedre end kommunen. 
Dette kan blive oplevet som urimeligt og kan tale for en beslutning om generel suspension, således at kommunen ikke gør forældelse gældende i nogen af sagerne.

Hvad gør kommunen for at sikre korrekte faktureringer i byggesager fremadrettet?

Frederiksberg Kommune har ændret sin praksis med videre i forbindelse med behandling af byggesager og registreringer af sagsbehandlingstid. Det er gjort mere tydeligt i den reviderede interne instruks, så der ikke er tvivl om, hvilken sagsbehandlingstid, der kan faktureres, og hvilken der ikke kan.