Forretningsorden for Ældrerådet

§ 1 – Det konstituerende møde
Sekretariatet indkalder til det første konstituerende møde efter valget.

Ordstyrer er det medlem med længst anciennitet. Når formanden er valgt, overtager formanden hvervet.

Ældrerådet konstituerer sig med formand, næstformand og medlemmer til udvalg, jf. vedtægten § 6, stk. 1-3.

Ældrerådet vælger 1 medlem og 1 suppleant til Regionsældrerådet Hovedstaden. Valgperioden er Ældrerådets valgperiode.

Ældrerådet vælger 1 medlem og 1 suppleant til Frederiksberg Frivillighedsforum. Valgperioden følger Kommunalbestyrelsens valgperiode.

§ 2 – Møder
Ældrerådets møder er lukkede.

Ordinære møder fastlægges for så vidt muligt for et år ad gangen og afholdes normalt en gang om måneden, juli måned søges friholdt.

Dagsorden skal udsendes med mindst 8 dages varsel.

Er et medlem forhindret i at møde, meddeles dette Sekretariatet hurtigst muligt.

Ældrerådet er beslutningsdygtigt, når mindst 5 medlemmer er mødt.

Beslutninger træffes ved almindeligt flertal blandt de fremmødte. Ved stemmelighed er formandens – i dennes fravær næstformandens – stemme udslagsgivende.

Hvis både for- og næstformand er forhindret i at møde, aflyses mødet og der findes snarest en ny dato til mødets afholdelse.

Ekstraordinære møder kan indkaldes af formanden, eller når tre medlemmer af Ældrerådet ønsker det. Ekstraordinære møder kan indkaldes med kortere varsel end 8 dage.

§ 3 - Dagsorden
Dagsorden udarbejdes af formanden og næstformanden i fællesskab og udsendes af sekretariatet til alle medlemmerne senest 8 dage før mødets afholdelse.

Dagsorden til ordinære møder skal mindst indeholde følgende punkter:

• Godkendelse af dagsorden
• Det godkendte referat fra forrige møde
• Meddelelser fra formanden herunder orientering fra bl.a. Danske Ældreråd
• Meddelelser fra medlemmerne herunder orientering fra bl.a. Frederiksberg Frivillighedsforum, diverse kurser og konferencer
• Høringer
• Orientering fra Boligudvalget
• Orientering fra Trafikudvalget
• Orientering fra Regionsældrerådet Hovedstaden
• Ældrerådets økonomi
• Årsplan og mødeplan
• Eventuelt

Medlemmerne kan få sager optaget på dagsordenen ved fremsendelse af begrundet forslag på mail til formanden og/eller næstformanden senest 12 dage før mødet.

Ældrerådet kan ved mødets start godkende, at sager af uopsættelig karakter kan optages på dagsordenen til beslutning.

§ 4 – Mødets afvikling
Møderne ledes i samarbejde af formanden og næstformanden.

Mødelederne sikrer

• at medlemmerne får ordet i den rækkefølge, de har markeret
• at dagsordenen følges
• at den gode tone overholdes
• at ingen får ordet uden mødeledernes tilladelse.

Mødelederne kan fastsætte begrænsninger i taletiden.

Mødelederne påser, at talerne holder sig inden for det dagsordenspunkt, der debatteres og skal straks skride ind over for verbale personangreb og lignende.

Mødelederne kan skride ind over for overtrædelse af nærværende forretningsorden med påtale, og kan ved gentagne overtrædelser fratage taleren ordet under det pågældende punkt.

Det forventes, at den gode tone også er til stede i mails mv.

Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Afstemning foregår i almindelighed ved håndsoprækning.

Afstemning foregår i almindelighed kun skriftligt ved personvalg (fx til udvalg).

Ethvert medlem kan forlange sit særstandpunkt ført kort til referat.

§ 5 - Referater
Sekretariatet udarbejder referat, der udsendes på mail til alle rådets medlemmer senest 14 dage efter mødet.

I referatet anføres hvilke medlemmer, der har været til stede. Hvis et medlem kommer senere eller forlader mødet før mødets afslutning, noteres punktet på dagsorden.

Medlemmerne mailer eventuelle bemærkninger senest 5 hverdage efter modtagelsen af udkast til referat. Passivitet betragtes som godkendelse.

Herefter betragtes referatet som endeligt godkendt og sendes til Ældrerådets medlemmer. Sekretariatet offentliggør referatet på hjemmesiden.

§ 6 - Ældrerådet udadtil
Alene Ældrerådets formand eller næstformand kan udtale sig på det samlede Ældreråds vegne, ligesom mail/breve og andet skriftligt materiale, som udgår fra Ældrerådet, skal være underskrevet af formand eller næstformand med mindre rådet har besluttet andet.

Kurser og konferencer, som et medlem ønsker at deltage i, forelægges rådet til beslutning. Der skal bl.a. oplyses om formål og pris. Dette kan ske pr. mail, såfremt det ikke kan afvente et rådsmøde.

Efterfølgende skal der ske en orientering om kurset/konferencen til de øvrige medlemmer. Det kan ske enten som et notat, der rundsendes på mail eller mundtligt på et ordinært møde under Meddelelser/Orientering. Eventuelle slides og/eller andet tilgængeligt materiale fremsendes til hele rådet

Høringer, som udvalg svarer på, underskrives af udvalgets medlemmer. Høringssvar skal inden svarfristens udløb, forelægges Ældrerådet til godkendelse. Dette kan ske på mail. Passivitet betragtes som godkendelse.

Ethvert medlem af Ældrerådet har ret til at udtale sig ”som medlem af Ældrerådet” i fx læserbreve, på rådets hjemmeside osv., uden at det skal godkendes af rådet, dog under iagttagelse af § 6, 1. afsnit.

Meget personlige indlæg kan ikke lægges på hjemmesiden.

Rådets medlemmer og evt. stedfortrædere er omfattet af forvaltningslovens § 28 med hensyn til at indhente og videregive oplysninger.

§ 7 - Udvalgene
Boligudvalgets formål er inden for området bolig og boligens omgivelser mv. at varetage borgere over 60 års interesser med reference til Ældrerådet.

Udvalget konstituerer sig selv med formand.

Trafikudvalgets formål er inden for området trafik, tilgængelighed, miljø mv. at varetage borgere over 60 års interesser med reference til Ældrerådet.

Udvalget konstituerer sig selv med formand.

Formændene indkalder efter behov, eller når et medlem fremsætter ønske med begrundet forslag.

Møderne indkaldes normalt med 8 dages varsel.

Er et medlem forhindret i at møde, meddeles dette til de øvrige medlemmer i udvalget hurtigst muligt.

Udvalgene kan synliggøre deres arbejde, fx via hjemmesiden, læserbreve mv. Dog under iagttagelse af § 6, 1. afsnit.

§ 8 - Ikrafttræden og ændringer
Forretningsordenen revideres mindst hvert 4. år i første kvartal efter Ældrerådsvalget.

Ændringer eller tillæg til forretningsordenen kan vedtages af et flertal af Ældrerådets medlemmer.

Forretningsordenen er vedtaget af Ældrerådet den 18. februar 2021 og erstatter tidligere forretningsordener.