Om udbud og indkøb

Frederiksberg Kommune er som offentlig myndighed underlagt EU-lovgivningen og Danske Love med hensyn til indkøb af bygge- og anlægsopgaver, samt varer og tjenesteydelser. Det kan eksempelvis være indkøb af frugt og grønt, skolebøger, rengøring, transport og bygning af ny daginstitution eller svømmehal.

Det er en fundamental forudsætning for et vellykket indkøb, at der er en fælles forståelse af "spillereglerne", som gælder ved alt indkøb i Frederiksberg Kommune. Hovedformålet er at skabe maksimal åbenhed, gennemsigtighed og synlighed via konkurrenceudsættelse/udbud af varer- og tjenesteydelser.

Ved konkurrenceudsættelsen vil der særligt være opmærksomhed på de generelle regler om, at der ikke må ske diskrimination og forskelsbehandling af borgere og virksomheder, eksempelvis ved ikke på saglig og formel måde at udelukke dem fra at byde ind på en opgave/ydelse.

Det følger af udbudsreglerne, at kommunen er forpligtet til at udbyde varer og tjenesteydelser efter ud-budslovens regler (EU-udbud), hvis den samlede kontraktværdi overstiger en tærskelværdi på godt 1,6 mio. kr. (1.645.367 kr.) i kontraktperioden.

Hvis værdien af en vare- eller tjenesteydelseskontrakt ligger under tærskelværdierne for EU-udbud, kan kommunen anvende mere fleksible regler ved indgåelsen af kontrakten. Det gælder navnlig, hvis  kontrakten ikke har en klar grænseoverskridende interesse, dvs. ingen interesse fra leverandører i udlandet. Kommunalbestyrelsen har præciseret rammerne for konkurrenceudsættelse/udbud af vare- og tjenesteydelser.

I indkøbs- og udbudspolitikken kan du læse om vores krav til miljø, løn- og arbejdsvilkår og praktikpladser, etisk handel samt markedsdialog.  

Du finder indkøbs- og udbudspolitikken under Links. 

Frederiksberg Kommune indkøber hvert år en lang række rådgivningsydelser og entrepriser for at drifte, vedligeholde, udbygge, udvide, udvikle og bygge nyt til gavn for både bygningernes brugere og byens borgere.

Frederiksberg Kommune har rammeaftaler på en lang række ydelser herunder fagentrepriser som eksempelvis håndværkerydelser, som udbydes for 4 år med mulighed for forlængelse på 2 x 1 år til maksimalt 6 år, hvorefter rammeaftalen bydes ud igen. Læs mere om, hvilke virksomheder, der er indgået kontrakter med – og hvordan aftalerne anvendes i linkboksen.

Frederiksberg Kommune gør brug af kontraktskabeloner samt af sociale klausuler, lærlingeklausuler og arbejdsklausuler, som du kan læse mere om i vores indkøbs- og udbudspolitik under Links. 

Frederiksberg Kommune  varetager selv en bred vifte af kommunens udbud og indkøb og rådgiver hele organisationen i indkøbsspørgsmål.

Afdelingen har et bredt spektrum af samarbejdspartnere – både internt og eksternt. Frederiksberg Kommune har således kontakter til Dansk Erhverv, Dansk Industri (DI), Dansk Byggeri, Kommunernes Landsforening (KL) – og er bl.a. medlem af Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI) samt Dansk Initiativ for Etisk Handel (DIEH).

Se mere nedenfor om de samarbejdspartnere og aktive netværk, som vi dagligt er i kontakt med.

Indkøbsfællesskabet Spar 5

Foruden Frederiksberg Kommunes egne udbud indgår vi også aftaler og udbud sammen med andre. Frederiksberg Kommune bestræber sig på, i det omfang det er muligt og fordelagtigt, at indgå samarbejder med andre kommuner og offentlige institutioner om at gennemføre  udbud i fællesskab.

Spar 5  har eksisteret siden 2009 og er et kommunalt indkøbssamarbejde mellem  følgende 5 kommuner:

• Frederiksberg Kommune
• Gladsaxe Kommune
• Gentofte Kommune
• Lyngby-Taarbæk Kommune
• Rudersdal Kommune

Samarbejdet foregår både på projektniveau, hvor der arbejdes sammen om konkrete udbud, og på et overordnet niveau, hvor medarbejdere og ledere i indkøbsafdelingerne deler viden og udvikler deres arbejdsmetoder.

I 2018 etableres et fælles sekretariat til varetagelse af tværkommunale opgaver og understøtte det tættere SPAR 5 samarbejde.

Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI)

SKI udbyder og indgår rammeaftaler med henblik på at skabe en effektiv indgang til nogle kontrakter med gode priser og gode kontraktvilkår for kommunale og statslige institutioner. Formålet er at sikre, at opgaven går til den leverandør, der giver det mest konkurrencedygtige tilbud – målt på kvalitet og pris. 

Resultatet af et SKI-udbud er en såkaldt rammeaftale, der kort fortalt angiver, hvilke varer der kan købes på aftalen, på hvilke betingelser og til hvilken pris. Med den i hånden kan en offentlig indkøber bestille sine varer og være sikker på, at pligten til at sende varen i udbud er løftet.

Aftalerne indgås af SKI, så de kan implementeres umiddelbart af den enkelte kommune. 

Frederiksberg Kommune vurderer i forbindelse med hvert udbud, om der er en af SKI’s aftaler, som passer til kommunens behov og anvender i så fald den pågældende aftale.

Foreningen af Offentlige Indkøbere (IKA)

Frederiksberg Kommune er medlem af IKA hvor vi bl.a. holder os opdaterede med ny viden, regler og metoder. IKA er en forening af offentlige indkøbere, der gennem tværkommunalt samarbejde og vidensdeling har til formål at styrke offentlige indkøbsprocesser. Foreningens medlemmer repræsenteres bredt af kommuner, statslige instanser, regioner m.fl.  

Kommunernes Landsforening (KL)

Frederiksberg Kommune er medlem af Kommunernes Landsforening og deltager løbende i samarbejder om konkrete emner på indkøbsområdet.

POGI

Frederiksberg Kommune er også medlem af POGI (Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb) og udpeget som formandskab for den etårige prøveperiode.

Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb er et samarbejde mellem offentlige organisationer, der ønsker at gøre en indsats for miljøet gennem indkøb.

Partnerskabet for offentlige grønne indkøb er baseret på fælles forpligtende grønne indkøbsmål. Part-nerskabet stræber imod både at forny gamle mål og formulere nye indkøbsmål årligt. De er et værktøj til at stille miljøkrav til indkøb, og dermed påvirke markedet og sikre positiv effekt på det globale og loka-le miljø.

Dansk Initiativ for Etisk Handel (DIEH)

Frederiksberg Kommune har siden 2009 været medlem af DIEH, som er et forum, hvor udbydere og aftagere mødes med diverse interesseorganisationer om at finde løsninger, der skal fremme etisk han-del. 
Baggrunden er et ønske om at sikre, at kommunen overholder helt grundlæggende retningslinjer for etisk handel. Det gælder typisk ved køb af varer og ydelser fra udviklingslandene, hvor DIEH som med-lemsorganisation har sit fokus på at skabe bedre arbejds- og miljøforhold hos både producenter og leverandører.

Her deler og får Frederiksberg Kommune viden om udviklingen i lovgivning, vilkårene for etisk handel og bidrager til at udvikle best practice. 

Frederiksberg Kommune har stort fokus på området - og ønsker at være med til at fremme CSR – dvs. ansvarlig produktion, respekt for menneskerettigheder, miljø og sociale ansvar. 

Ønsker du at vide mere om, hvordan medlemskabet af DIEH bidrager til vores arbejde i Frederiksberg Kommune, kan du læse om det i kommunens Indkøbspolitik, jf. nedenstående link.

Udbudsportalen ETHICS

ETHICS giver overblik over komplekse udbudsprocesser og sikre effektiv ressourceudnyttelse. Platformen gør arbejdet med udbud let og giver gennemsigtig adgang til alle relevante informationer.

Udbudssystemet overholder EUs udbudsdirektiver (2014/23/EU, 2014/24/EU, 2014/25/EU & 2009/81/EF) og Danmarks udbudslov (LOV nr 1564) og tilbudslov (LBK nr 1410). Se mere via nedenstående link.

Øvrige samarbejder 

Frederiksberg Kommunes udbuds- og indkøbsafdeling indgår desuden løbende i samarbejder med en række andre aktører, der kan være sektor- eller branchespecifikke, som det er tilfældet med Dansk In-dustri og Dansk Erhverv, eller som er emnespecifikke. Sidstnævnte er tilfældet med Miljøministeriets initiativ til en indsats for koordinering af viden og aktiviteter indenfor bæredygtige indkøb ved Forum for Bæredygtige Indkøb.

Det bliver lovpligtigt at gennemføre elektronisk kommunikation i forbindelse med udbudsforretninger pr. 1. juli 2018. Frederiksberg Kommune samarbejder allerede nu med firmaet Ethics i forbindelse med elektronisk afvikling af kommunens udbudsforretninger. Dette med henblik på at sikre smidigere udbudsprocesser til glæde for såvel kommunen som de private leverandører. Læs mere om Ethics jf. nedenstående link.

I henhold til servicelovens § 112 har borgere frit leverandørvalg i forbindelse med køb af hjælpemidler. 

I Frederiksberg Kommune stilles der nogle minimumskrav til de leverandører (aftaleleverandører såvel som fritvalgsleverandører), som leverer hjælpemidler til borgere med bevilling. 

Derudover kan der være stillet nogle særlige krav eller betingelser i forbindelse med indgåelse af konkrete kontrakter eller gennemførelse af prisindhentninger. Særlige krav eller betingelser vil altid have forrang. 

1.    Understøttelse af borgernes køb samt rådgivning og vejledning 

Leverandører af hjælpemidler efter servicelovens § 112 skal, i det omfang det er nødvendigt, samarbejde med kommunen for at understøtte borgernes rette bestilling, modtagelse og brug af hjælpemidler. 
Leverandørerne skal have tilknyttet en, for det pågældende hjælpemiddel, relevant fagperson, fx. en terapeut eller sygeplejerske, der kan kontaktes og hurtigt respondere angående spørgsmål og problematikker omkring hjælpemidlerne. 

Leverandører forventes i øvrigt at ville deltage konstruktivt i udredning og løsning af eventuelle konkrete eller generelle problemstillinger, der måtte opstå i løbet af perioden. 
Al kommunikation mellem leverandør og kommune samt mellem leverandør og borger, skal kunne foregå via sikker mail.

Det bør tilstræbes, at al skriftlig informationsudveksling vedrørende produkterne kan findes på nettet i en form, som overholder retningslinjerne for tilgængeligt webindhold (WCAG) 2.0 AA. PDF-dokumenter bør overholde standarden for tilgængelig PDF/UA, så de overholder "Konklusionspapir om anvendelse af åbne standarder for software i det offentlige”. Kontakt evt. Digitaliseringsstyrelsen for råd og vejledning om tilgængelighed til hjemmesider og PDF: https://digst.dk/digital-service/webtilgaengelighed/
 

2.    Ændringer i produktsammensætninger og erstatningsprodukter

Leverandørerne skal hurtigst muligt orientere kommunen om enhver ændring i produktsammensætningen i leverancer til kommunens borgere. Erstatningsprodukter skal opfylde samme krav, som det udgåede produkt, både i forhold til egenskaber, kvalitet og pris, således at det kan rummes inden for det af kommunen fastsatte bevillingsbeløb. 

Kommunen har som myndighed en pligt til at sikre, at kommunens borgere modtager den hjælp og støtte, som de har behov for, herunder at revurdere borgernes bevillingerne om nødvendigt. Erstatningsprodukter skal derfor altid godkendes af kommunen, før tilbudsgiveren kan gennemføre ændringen i borgers leverance. 

3.    Statistik

Leverandørerne skal på forespørgsel fra kommunen fremsende en leveringsstatistik til brug for opgørelse af forbruget af de enkelte hjælpemidler. Statistikken leveres på kommuneniveau. 

4.    Bevillingssystem 

Leverandører skal stille deres elektroniske, online bevillingssystem til rådighed til administration af bevillinger. I systemet skal der kunne oprettes, redigeres og slettes bevillinger. I det omfang, at det er muligt, skal bevillingssystemet være knyttet op på borgernes adgang til tilbudsgivers online bestillingssystem, således at borgerne online kan bestille hjælpemidler iht. deres bevilling.

Leverandører, som får kendskab til personoplysninger i forbindelse med udførelsen af deres erhverv, er forpligtede til at overholde gældende regler for behandling af persondata.

Vælger en borger at indkøbe sine hjælpemidler hos en anden leverandør end den hvis tilbud, kommunen har baseret sin bevilling på, skal en oversigt over borgers bevilling overføres til den valgte leverandør.

Overleveringen skal ske i overensstemmelse med gældende regler for behandling af personoplysninger.

Dette sker for at borgeren, uden unødigt besvær, kan blive flyttet til en anden leverandør. Oversigten 
skal som minimum indeholde: 
-    Borgers navn 
-    Borgers CPR-nummer 
-    Borgers adresse 
-    De produkter borgeren er bevilget 
-    Dato for sidste bestilling 

5.    Fakturering

I henhold til § 6 i bekendtgørelse nr. 1247 af 13. november 2017 om hjælp til anskaffelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter serviceloven skal en leverandør af bevilgede hjælpemidler sende sin faktura for hjælpemidlet til den bevilgende kommune. 

Leverandøren skal fakturere kommunen elektronisk, jf. bekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder.

Betaling forfalder 30 dage efter dennes fremsendelse af fyldestgørende elektroniske faktura.

Det skal tydeligt fremgå for hver borger nævnt ved navn og CPR-nummer: 

• Leverancens art og mængde
  • Betegnelse for de bestilte ydelser
  • Produktnummer (producentens)
  • Varenummer (leverandørens)
  • UNSPSC koder
  • Antal/mængde/omfang af ydelser
  • Evt. gebyrer eller afgifter
  • Stk. pris pr. produkt eks. moms
  • Sum
  • Angivelse af personfølsomme oplysninger: I ”ID” skrives ”1”, ”2” eller ”3” for at indikere sikkerhedsniveauet:

1. Gruppe 1 niveau omfatter almindelige personoplysninger som CPR-nummer, navn, adresse, civilstand etc.
2. Gruppe 2 niveau omfatter følsomme oplysninger som race, religion, helbredsmæssige og seksuelle forhold etc. 
3. Gruppe 3 niveau omfatter andre følsomme oplysninger som strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold

Fakturaer skal endvidere på præcis og let forståelig og overskuelig vis oplyse følgende:

• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer
• Leverandørens CVR-nr. 
• Leverandørens navn og adresse
• Kontaktperson hos leverandøren vedr. den konkrete faktura: navn, tlf. nr. og e-mail
• Kommunens navn og adresse
• EAN-nummer
• Ordrenummer
• Perioden fakturaen omhandler (hvis relevant)
• Momsgrundlaget
• Gældende momssats
• Det momsbeløb, der skal betales

6.    Bestilling

Bestilling skal kunne foretages af borger selv eller af kommunen på vegne af borger. Bestilling skal kunne foretages via telefon eller i leverandørens elektroniske bestillingssystem. 

Hvis en borger undtagelsesvis måtte handle uden for rammerne af sin bevilling, skal borgerens egenbetaling afregnes direkte med borgeren og være fratrukket fakturaen til kommunen.

7.    Levering

Levering skal ske frit leveret og på brugerens adresse. Det skal være muligt kunne skifte leveringsadresse til borgers sommerhus eller lign. i Danmark.  

Det skal tilstræbes, at ordren leveres samlet og indenfor 3 hverdage efter bestilling.

8.    Akutte situationer

Det forventes, at leverandøren kan håndtere akutte situationer, hvor borgere mangler produkter.