Privatlivspolitik for familieafdelingen

Personoplysninger kan for eksempel være personnumre eller være indeholdt i skoleudtalelser eller lægejournaler, der gør det muligt at identificere dig eller dit barn ud fra oplysningerne eller i kombination med andre oplysninger.

Når vi i det følgende skriver om ”dine personoplysninger”, gælder det samme for hvordan vi behandler oplysninger om dit barn.

Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig. Med behandling menes for eksempel, at vi indsamler, registrerer, videregiver eller sletter persondata

Som dataansvarlig skal vi sikre, at behandlingen af dine personoplysninger lever op til reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Det betyder blandt andet, at vi kun indhenter de personoplysninger, der er nødvendige for at behandle din sag, at vi har lov til at behandle de personoplysninger, vi beder om, og at vi er i stand til at efterleve dine rettigheder, når dine oplysninger er registreret hos os.

Kontaktoplysninger for kommunen som dataansvarlig er:

Frederiksberg Kommune
Frederiksberg Rådhus
Smallegade 1 2000 Frederiksberg

Telefon: 3821 2121
Sikker digital post

Hvis du har spørgsmål til en konkret børnesag, beder vi dig kontakte familieafdelingen.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger eller dine rettigheder i henhold til EU's databeskyttelsesforordning (GDPR), er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. 

Kontaktoplysninger for databeskyttelsesrådgiveren er:

Databeskyttelsesrådgiveren 
Frederiksberg Rådhus
Smallegade 1
2000 Frederiksberg

Mailadresse:

databeskyttelse@frederiksberg.dk 

Hvis din henvendelse indeholder cpr.nr. eller følsomme personoplysninger, skal du anvende sikker digital post.

På Datatilsynet.dk kan du læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle. Se eventuelt også kommunens hjemmeside www.frederiksberg.dk/databeskyttelse. Du har ret til at klage til Datatilsynet over kommunens behandling af dine personlige oplysninger.

I en børnesag behandler vi personoplysninger om dig og dit barn.

Formålet med behandlingen af dine eller dit barns personoplysninger er at undersøge, om dit barn eller jeres barn har behov for forebyggende indsatser eller særlig støtte, og i givet fald hvilken form for indsats der er den rigtige. Vi bruger ikke dine eller dit barns personoplysninger til andre formål.

Som led i behandlingen af en børnesag behandler vi:

• personoplysninger, du selv giver os i forbindelse med børnesagen
• personoplysninger, vi modtager eller indhenter fra andre

Familieafdelingen kan modtage eller indhente oplysninger fra andre, fx andre dele af Frederiksberg Kommune og andre kommuner, dagtilbud, skoler, plejefamilier, opholdssteder, døgninstitutioner, krisecentre, behandlingssteder, socialtilsynet, sundhedsvæsenet, politiet, fogedretten samt samarbejdspartnere og privatpersoner. Det gør vi kun, hvis det er et nødvendigt og sagligt led i sagsbehandlingen. Hvis dit samtykke er nødvendigt, indhenter vi dette inden. I en række tilfælde kan vi modtage eller indhente oplysninger uden dit samtykke.

Når familieafdelingen opretter en børnesag, sker det på barnets cpr.nr. (personnummer) – eller morens, hvis der er tale om et ufødt barn. Vi opretter eksempelvis en børnesag, hvis I selv henvender jer og søger støtte, eller hvis vi modtager en underretning fra en person eller institution, der er bekymret for jeres barns trivsel og udvikling.

Familieafdelingens medarbejdere har tavshedspligt om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold efter reglerne i forvaltningslovens § 27 og straffelovens bestemmelser.

Når familieafdelingen i en børnesag – med eller uden samtykke – kan indhente oplysninger, for eksempel til brug for en børnefaglig undersøgelse (jf. § 20 i barnets lov), sker det med grundlag i retssikkerhedslovens § 11 a og § 11 c.

Grundlaget for behandlingen af dine oplysninger er sociallovgivningen (fx barnets lov og lov om retssikkerhed på det sociale område (retssikkerhedsloven)) om kommunens myndighedsudøvelse i børnesager sammenholdt med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (myndighedsopgaver), artikel 9, stk. 2, litra b (følsomme personoplysninger), artikel 10 (strafdomme og lovovertrædelser). For behandlingen af cpr.nr. (personnummer) er vores grundlag databeskyttelseslovens §11.

I nogle tilfælde vil kommunen skulle videregive personoplysninger om dig til andre. Vi beskriver nedenfor, hvem det kan være. Vi videregiver kun dine personoplysninger, hvis der er et lovligt grundlag for at videregive dem, for eksempel fordi det følger af lovgivningen, eller fordi du har givet samtykke til det.

Familieafdelingen kan videregive dine oplysninger til andre modtagere, for eksempel til:

• Andre dele af Frederiksberg Kommune, fx socialforvaltningen, dagtilbud, skoler, PPR og Familie- og Ungerådgivningen (FUR) med henblik på børnesagsbehandling, overgang fra barn til voksen, læring og undervisning samt politikerbetjening
• En ny opholdskommune eller andre offentlige myndigheder, fx kommunale opholdssteder og institutioner, ankestyrelsen, socialtilsynet, sundhedsvæsenet, politiet og domstolene, herunder fogedretten
• Eksterne, private samarbejdspartnere eller leverandører (herunder selvstændige databehandlere), som familieafdelingen samarbejder med, fx selvejende institutioner, skoler, behandlingssteder, psykologer, læger, plejefamilier og private opholdssteder for børn og unge
• En partsrepræsentant, hvis du som part i sagen, fx som forældremyndighedsindehaver, har givet en advokat eller en person fuldmagt til at bede om aktindsigt i børnesagen

Frederiksberg Kommune kan modtage oplysninger fra andre myndigheder, fx hvis dit barn har gået i dagtilbud i en anden kommune, og I er flyttet. Det kan også være, at vi modtager oplysninger fra det selvejende eller private dagtilbud, som dit barn går i. Når vi modtager oplysninger fra tredjeparter, behandler vi dem på samme måde som øvrige oplysninger beskrevet i denne privatlivspolitik.

Familieafdelingen behandler personoplysninger om dig og dit barn, så længe vi har et lovligt og sagligt formål. Det vil der for eksempel være, så længe vi samarbejder med dig eller dit barn eller I modtager ydelser eller indsatser fra familieafdelingen.

Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor lang tid vi har brug for dine personoplysninger for at kunne varetage vores myndighedsopgaver. Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, afsluttes/arkiveres den sag, dine oplysninger indgår i. Oplysningerne vil efter en vis periode enten blive slettet eller blive bevaret og overført til Frederiksberg Stadsarkiv i overensstemmelse med regler i arkivloven. De fleste sager i familieafdelingen bevares. Du kan læse mere herom hos Rigsarkivet her: https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2018/12/B%C3%B8rnesager_faktaark_december2018.pdf

Databehandleraftaler

Frederiksberg Kommune er dataansvarlig for de oplysninger om borgere, vi behandler i forbindelse med vores sagsbehandling.

Kommunen har indgået databehandleraftaler med IT-leverandører af for eksempel elektroniske sagsbehandlingssystemer.

Frederiksberg Kommune benytter sig i nogle tilfælde af eksterne leverandører til løsning af kommunens opgaver. Det kan for eksempel være en et revisionsfirma eller en IT-leverandør af for eksempel elektroniske sagsbehandlingssystemer.

Når kommunen overlader personoplysninger til en ekstern leverandør (databehandler), der behandler oplysninger på vores vegne, må leverandøren kun anvende personoplysningerne til den konkrete opgave, og leverandøren skal sørge for passende organisatorisk og teknisk sikkerhed. Kommunen indgår databehandleraftaler, der beskriver, hvordan leverandøren skal behandle personoplysningerne, hvad de må og ikke må, og vi fører et løbende tilsyn med, at de overholder aftalen.

Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du til enhver tid kontakte Frederiksberg Kommune.

Du har:

• Ret til at blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
• Ret til indsigt i behandlingen af dine personoplysninger
• Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger
• I visse tilfælde ret til berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af dine personoplysninger
• Ret til at indgive en klage til Datatilsynet over Frederiksberg Kommunes behandling af dine personoplysninger.

Datatilsynets kontaktoplysninger: telefon 3319 3200, mail: dt@datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på Datatilsynet.dk.